Функциональности системы

В TMS заказы возможно создавать вручную, через Excel загрузку или по интеграции. Транспортные заказы можно просматривать и редактировать на всем процессе жизненного цикла.

Грузоотправитель может:

• Создать заказ различными способа (вручную, через Excel загрузку, по интеграции);
• Настраивать таблицу (список) заказов с точки зрения отображения данных (последовательность и отображение данных);
• Просматривать детализацию по заказу, включая историю изменений;
• Редактировать атрибуты заказа;
• Отменить заказ;
• Отслеживать статусы и состояния заказа;
• Фильтровать заказы по статусам и состояниям, атрибутам заказа;
• Отслеживать статус поиска исполнителя;
• Отслеживать работу исполнителя по заказу;
• Прикреплять документы и просматривать документы, приложенные к нему;
• Сохранить (выгрузить) вложения;
• Определять по заказу тип поиска исполнителя (торги, автоматическое распределение по гарантиям/матрице, персональное (целевое) предложение и др);
• Получать изменения по заказам;
• Создавать заказы на самовывоз;
• Получать информацию по бронированию временных окон по заказам;
• Просматривать данные дополнительным услугам;
• Просматривать данные по выставленным претензиям и запрошенным/согласованным доплатам.

Функционал "Система подбора исполнителей"
Подбор — это процесс поиска исполнителя через организацию торгов, автоматическую систему распределения или через персональное предложение одному из партнеров.
В TMS существует несколько типов подборов:

1. Целевое предложение — индивидуальное предложение потенциальному исполнителю (Перевозчику) с заявленной ценой. Исполнитель может согласиться на него, отказаться, либо проигнорировать, что равно отказу.
2. Кто быстрее — это подбор с фиксированной стоимостью. Принять участие в подборе может от двух и более Перевозчиков, в зависимости от настроек доступа со стороны Грузоотправителя. Транспортный заказ достанется тому, кто первый откликнется на предложение.
3. Редукцион — подбор в виде аукциона на понижение цены. Редукцион доступен для всех допущенных Перевозчиков, сотрудник Заказчика (Грузоотправителя) может гибко настроить участников. Чтобы принять в нем участие, нужно поставить ставку. Другой Перевозчик может перебить первого участника, поставив ставку ниже. Редукцион заканчивается, когда истекает заданная продолжительность подбора. Выигрывает тот Перевозчик, который на момент окончания редукциона поставил самую низкую ставку (автоматически) либо по усмотрению Заказчика (Грузоотправителя) (ручной выбор победителя).
4. Сбор предложений — подбор, при котором сотрудник Заказчика (Грузоотправителя) организовывает торги, принимает предложения и определяет победителя по наиболее удовлетворяющим критериям.
5. Подбор исполнителя через автоматическое распределение заказов (систему распределения / матрицу распределения заказов, см. ниже).

Функционал "Система распределения заказов - матрицы распределения"
Данный модуль системы отвечает за распределение заказов среди Перевозчиков-партнеров Грузоотправителя и автоматизирует ручные действия логиста, связанные с передачей заявок, имеющих конкретные параметры, на Перевозчика / Группу перевозчиков в рамках имеющихся между Грузоотправителем и его Перевозчиками-партнерами договоренностей. Формирование матриц распределения имеет гибкие настройки в зависимости от бизнес требований (например, период действия тарифов, тип кузова, грузоподъёмность, тип перевозки - авто, ЖД, авиа, море и т.д.).

Цифровая очередь – функционал в TMS, который позволяет настраивать и упорядочивать доступ Перевозчиков на предприятия

Грузоотправитель может:

• Создать цифровую очередь;
• Редактировать цифровую очередь;
• Настроить ограничения на:

1. время доступности бронирования (можно забронировать не позднее чем за дней / часов / минут до начала бронирования)
2. время на аннулирование (можно аннулировать не позднее чем за дней / часов / минут до начала действия бронирования)
3. время на перебронирования (можно перебронировать не позднее чем за дней / часов / минут до начала действия бронирования)

• Настроить количество ворот и расписание ворот;
• Скопировать расписание;
• Удалить, отредактировать расписание;
• Просматривать созданные расписания;
• Просматривать бронирования тайм-слотов;
• Самостоятельно забронировать тайм-слот;
• Перебронировать тайм-слот;
• Аннулировать тайм-слот;
• Проставить статус бронирования;
• Сгенерировать ссылку для бронирования тайм-слота по самовывозу;
• Создать заказы по самовывозу;
• Редактировать бронирование;
• Настроить вид просмотра списка бронирований.

Управление перевозками (статусы)
Управление перевозками — это отслеживание работы Перевозчика по доставке груза. Грузоотправитель видит в системе информацию о назначенном на транспортный заказ Перевозчике, когда и какие ресурсы были назначены на рейс, статусы рейсов, отметки о статусе выполнения рейса водителем и возникшие инциденты по рейсу.
Грузоотправитель может:

• Отслеживать статус заявки на перевозку (назначен исполнитель, распределены ресурсы, активная работа по заявке, заявка выполнена, отказ исполнителя от заявки);
• Отслеживать назначенные ресурсы;
• Получать информация о тайм-слоте для заезда на точку маршрута;
• Отслеживать статус рейса;
• Отслеживать отметки о прогрессе (прибытие/убытие на точку маршрута);
• Отслеживать расхождение плановой и фактической даты прибытия на точку;
• Получать информацию о замене ресурсов;
• Получать информация о возникающих инцидентах;
• Подгрузить сканы документов в заявку на перевозку;
• Просматривать и скачивать прикрепленные перевозчиком сканы документов из заявки на перевозку;
• Просматривать и скачивать прикрепленные водителем документы из рейса.

Геомониторинг
В TMS реализована возможность отслеживания местоположения груза в реальном времени посредством мобильного приложения.
Мобильное приложение позволяет:

• Автоматически отправлять задания непосредственному исполнителю заказа (водителю) с деталями заказа (исключение искажения информации о транспортном заказе при передаче задания водителю)
• Оперативно и точно анализировать местоположение и маршрут транспортного заказа на карте (геоданные берутся на основании мобильного приложения)
• Получать статусы от водителя для операционной работы и контроля выполнения перевозок
• Автоинформировать непосредственного исполнителя (водителя) об изменениях в заказах
• Получать факт подписания ЭТрН непосредственно в мобильном приложении

В TMS доступна возможность согласования дополнительных услуг и доплат – дополнительных стоимостей. При создании или в процессе назначения перевозки Грузоотправитель может добавить дополнительную услугу, которая должна быть учтена Перевозчиком при подтверждении перевозки. После или во время выполнения перевозки Перевозчик имеет возможность запросить доплаты, которые представляют собой расходы, вызванные событиями или потребностями после первоначального назначения транспорта. Грузоотправитель имеет возможность просматривать запросы, а также принимать или отклонять их.

Вложения
В TMS реализована возможность прикрепления документов в виде вложений к транспортному заказу. Прикрепление документов может быть как со стороны Грузоотправителя, так и со стороны Перевозчика, также документы могут формироваться системой автоматически по определенным событиям на основании шаблонов Грузоотправителя.
В TMS также доступен функционал «Конструктор шаблонов документов».
Как со стороны Грузоотправителя, так и со стороны Исполнителя – Экспедитора, Перевозчика могут быть приложены любые формализованные и неформализованные перевозочные документы.

Документы (печатные формы)
Стандартные, кастомизируемые, по РФ, в международном сообщении, по типу отгрузки (авто, море, ЖД, авиа)

ЭДО
В TMS реализован модуль электронного документооборота для обмена формализованными и неформализованными документами, включая ЭТрН. Для подключения необходимо определиться с основным оператором ЭДО и произвести необходимые настройки в системе. На текущий момент платформа интегрирована с оператором Такском и с Контур.
Пользователю доступна следующая функциональность:

• Проверять настройки использования квалифицированной электронной подписи (КЭП), просматривать инструкции о настройках;
• Создавать, отправлять и подписывать КЭПом неформализованные ЭДО документы, используя подключение к оператору ЭДО (Такском / Контур). Создание и просмотр доступны как из заявки на перевозку, так и из раздела «Документооборот»;
• Создавать, отправлять и подписывать КЭПом формализованные ЭДО документы, используя подключение к оператору ЭДО (Такском / Контур). Создание и просмотр доступны как из заявки на перевозку, так и из раздела «Документооборот». На момент утверждения технического задания доступно создание:

1. в операторе Такском: Счет-фактура, Акт выполненных работ, УПД, ЭТРН (включая доп. титулы замены ресурсов и переадресовки);
2. в операторе Контур: ЭТРН (включая доп. титулы замены ресурсов и переадресовки);

• Получать входящие ЭДО документы (созданные в системе TMS) и подписывать их КЭПом (неформализованные / формализованные), с фиксацией по документу – просмотрен/не просмотрен;
• Отклонять и аннулировать входящие и исходящие ЭДО документы;
• Просматривать печатные формы документов (PDF);
• Скачивать ЭДО документы с ЭЦП;
• Управлять черновиками ЭДО документов (все кроме формализованных документов).

В TMS доступна возможность фиксации выполненных услуг (перевозок) со стороны исполнителя в реестр перевозки для отправки заказчику услуг с целью согласования набора услуг, данных по ним, стоимости и проверки качества документов. Качество документов контролируется через проверку прикрепленных к заявке со стороны исполнителя, скан-копий документов. Также в рамках реестров перевозок реализуется контроль и фиксация получения и отправки оригиналов документов. Заказчик имеет возможности на этапе проверки реестров (скан-копий/оригиналов документов), возвращать реестр с замечаниями в сторону исполнителя, исполнитель имеет возможность фиксировать исправления и отправлять на повторные проверки.

Пользователю доступна следующая функциональность:

• Получать на проверку реестры перевозок с зафиксированными в них услугами (рейсами) от исполнителей;
• Отслеживать актуальный статус каждого реестра, просматривать параметры реестра (договор, по которому создан реестр, автора реестра, дату и время последнего действия и пр.);
• Просматривать прикрепленные к заявкам скан-копии документов или прикрепленные к реестру скан-копии закрывающих документов;
• Фиксировать результат проверки скан-копий документов, или пропускать проверку;
• Просматривать установленные исполнителем даты отправки оригиналов документов, фиксировать даты получения оригиналов и начало их проверки;
• Фиксировать замечания к реестру и отправлять его на доработку на этапе проверки скан-копий документов и на этапе проверки оригиналов. На этапе проверки скан-копий, также доступно фиксировать замечания к конкретному рейсу.
• Фиксировать полную приемку реестра перевозки с указанием фактической даты оплаты реестра;
• Аннулировать реестр.

Данный модуль предоставляет возможность информирования пользователя о различных событиях, произошедших в системе в ходе выполнения транспортного заказа. Информирование может быть отправлено через пуш уведомления браузера и/или письмом на электронную почту. Пользователь может гибко настроить отправку только тех уведомлений, которые ему необходимы, а остальные отключить.

Пользователю доступна следующая функциональность:

• Настроить способ получения уведомлений;
• Настроить события, по которым необходимо получать уведомления;
• Получить уведомление, согласно настройкам;
• Перейти из сообщения в заказ/рейс, по которому пришло уведомление.

В TMS есть реализована возможность выгрузки данных в виде отчета Excel по пользовательскому шаблона отчета. Шаблон конфигурируется самостоятельно пользователем через конструктор отчетов.
 TMS позволяет формировать автоматические отчеты в соответствии с заданными настройками об отгрузках за требуемый период (день / неделя / месяц / год). В TMS есть возможность создания разных алгоритмов рассылки отчетов по адресам получателей отчетов.

Пользователю доступна следующая функциональность:

• Создать пользовательский шаблон отчета в Конструкторе отчетов;
• Посмотреть список шаблонов отчетов;
• Сформировать отчет в Excel на основе выбранного шаблона;
• Настроить отправку отчета на эл.почту и доступ к отчету других пользователей.

Справочники
В TMS реализован ряд справочников, которые структурируют информацию и облегчают взаимодействие между участниками. Одними справочниками управляют (добавляют, редактируют) сотрудники платформы (специалисты технической поддержки и Клиентского сервиса), часть справочников используются из сторонних сервисов, остальные справочники формируют, конфигурируют сотрудники компаний-пользователей системы (справочник контрагентов, партнеров). Справочники могут дополняться, изменяться по требованиям пользователей системы. В случае бизнес потребности в TMS могут быть настроены кастомизированные справочники.
Пользователю доступна следующая функциональность:

• Выбрать значение из справочника;
• Заполнить, отредактировать справочник.

Работа с контрагентами
Контрагент в TMS – это Грузоотправитель или Грузополучатель, юридическое или физическое лицо. В TMS можно хранить данные о контрагенте, адреса и контактные лица. Справочник контрагентов конфигурирует сотрудник компании-грузоотправителя. Эти данные используются при оформлении заказа на перевозку.
Пользователю доступна следующая функциональность:

• Добавить контрагента;
• Добавить адрес/а контрагенту;
• Добавить контакт/ы контрагенту;
• Редактировать контрагента или информацию по нему;
• Предоставить контрагенту доступ к Личному кабинету контрагента в TMS.

Работа с партнёрами
Партнёрство — это взаимодействие двух компаний в рамках оказания услуг по перевозке грузов. Партнёр в TMS - компания, которая заказывает перевозку груза, и компания, которая выполняет эту перевозку. В TMS для того, чтобы участвовать в бизнес-процессах сторонних компаний, нужно иметь установленные партнерские отношения с такими компаниями.
Пользователю доступна следующая функциональность:

• Отправить приглашение к партнерству;
• Загрузить приглашения из Excel;
• Отозвать приглашение к партнерству;
• Принять приглашение к партнерству;
• Отклонить приглашение к партнерству;
• Создать группу партнеров;
• Добавить партнёра в группу партнеров;
• Удалить партнёра из группы партнеров;
• Приостановить партнерство;
• Прекратить сотрудничество;
• Управлять договорами с партнерами – создать, изменить, продлить, архивировать
• Загрузить договоры из Excel;
• Выгрузить договоры в Excel.

Учетная запись - уникальная запись пользователя, имеет уникальную связку в системе по логину и паролю и коду организации. У каждой компании есть администратор компании. Администратор имеет полные права в системе у этой компании. В рамках учетной записи каждый пользователь может внести изменения в свой логин и пароль, настроить систему уведомлений, а также произвести индивидуальные настройки интерфейса.

Пользователю доступна следующая функциональность:

• Посмотреть данные по логину / паролю;
• Сменить логин/пароль;
• Настроить систему уведомлений;
• Настроить интерфейс (ленту заказов);
• Удалить учетную запись.

В TMS реализована возможность работы с тендерами: организация и проведение тендера включая настройку этапов, рассылку анкет и подведение итогов. А также превращение итогов тендеров в матрицы распределения заказов.

Грузоотправителю доступна следующая функциональность:

• Создать тендер;
• Приложить документы к тендеру;
• Создать и запустить этап тендера (Анкетирование, Сбор ставок);
• Настроить параметры этапа тендера: сроки проведения, участников тендера, ограничение в переподаче ставок, индикаторы для перевозчиков («светофор»);
• Выбрать шаблон таблицы лотов тендера;
• Загрузить таблицу лотов тендера из файла-шаблона xls;
• Создать лоты тендера в интерфейсе TMS;
• Удалить, скорректировать лоты тендера;
• Посмотреть список тендеров и фильтровать список по статусу проведения;
• Ознакомиться с ответами участников этапов и вывести результаты в файл xls в виде отчета.
• Настроить рассылку автоматических уведомлений участникам тендеров;
• Создать связанный тур тендера (2-ой, 3-ий и т.д)